Secretaria Legal

*Resumen*

Se busca una persona responsable, organizada y con atención a detalles para unirse a nuestro equipo como Secretario(a) Legal. El(la) candidato(a) ideal poseerá habilidades sólidas de manejo de oficinas y un compromiso con la prestación de un excelente servicio al cliente. El puesto implica una variedad de tareas administrativas, incluyendo la gestión de documentos legales, la asistencia a los clientes y la garantía de un funcionamiento fluido de la oficina. Se recomienda que los(as) candidatos(as) bilingües se postulen, ya que la comunicación eficaz con diversos clientes es esencial.

*Requisitos:*

* Bachillerato o grado asociado de una escuela acreditada.
* Experiencia previa preferible.
* Bilingüe (español e inglés) oral y escrito.
* Excelentes destrezas de comunicación y servicio al cliente que permitan interactuar profesionalmente con clientes.
* Se requiere conocimiento de Microsoft Office (Word, Excel, etc.) y uso de correo electrónico.

*Destrezas necesarias:*

* Excelentes destrezas de comunicación (verbal y escrita) y de organización.
* Capacidad para manejar múltiples tareas y para trabajar bajo presión.
* Conocimiento de las operaciones de una oficina legal preferible.
* Capacidad de redacción de documentos legales, correspondencia y otros.
* Fuertes habilidades organizativas con la capacidad de realizar múltiples tareas de manera efectiva en cualquier entorno.
* Conocimiento y/o experiencia en manejo de expedientes legales.
* Conocimiento y/o experiencia en labores notariales.
* Familiaridad con leyes, procedimientos y protocoles judiciales y/o administrativos.
* Experiencia en presentación electrónica de documentos judiciales (SUMAC, CM/ECF) y administrativos (DACO, CRIM, Suri, etc.) preferible.
* Experiencia con programas de facturación de abogado (Clio) altamente preferible.
* Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información confidencial de manera responsable.

*Responsabilidades principales:*

* Proveer apoyo administrativo al personal de la Oficina.
* Manejar comunicación con clientes, testigos, compañeros(as) abogados(as), etc.
* Manejar, organizar y archivar documentos legales, cartas y expedientes.
* Preparación y envío de facturas a los(as) clientes(as).
* Redacción, presentación y/o envío de documentos legales básicos, cartas, etc.
* Manejar visitas a la oficina y coordinación de servicios.
* Contestar llamadas, tomar mensajes, redirigir llamadas, etc.
* Asistir a los clientes y brindar un excelente servicio al cliente .
* Manejar calendario profesional, incluyendo fechas límites y plazos.
* Coordinar citas y reuniones para los abogados.
* Mantener los suministros y equipos de oficina al día, garantizando un espacio de trabajo en buen funcionamiento.
* Realizar tareas administrativas como archivar, escanear e ingresar datos.

Únase a nuestro equipo como Secretario(a) Legal, donde sus contribuciones respaldarán nuestra misión de compartir nuestro conocimiento y experiencia para asistir en la resolución rápida, adecuada y costo-eficiente de los asuntos legales o notariales de nuestros clientes.

*Interesados(as) favor enviar su résumé a ******.*

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*Job Summary*

We are seeking a responsible, detail-oriented and organized individual to join our team as a Legal Secretary. The ideal candidate will possess strong office management skills and a commitment to providing excellent customer service. This role involves a variety of administrative tasks, including managing legal documents, assisting clients, and ensuring smooth office operations. Bilingual candidates are highly encouraged to apply, as effective communication with diverse clients is essential.

*Requirements*

* Bachelor's or Associate Degree from an accredited institution.
* Previous experience is preferable.
* Bilingual (Spanish and English) in both oral and written contexts.
* Excellent communication and customer services skills with the ability to interact professionally with clients.
* Knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, etc.) and use of e-mail is required.

*Necessary Skills:*

* Excellent communication (verbal and written) and organizational skills.
* Capacity to manage multiples tasks and to work under pressure.
* Prior knowledge regarding the operations of a legal office is preferred.
* Ability to draft legal documents, correspondence, and others.
* Strong organizational skills with the ability to multitask effectively in any environment.
* Knowledge and/or experience in handling legal files and casework.
* Knowledge and/or experience in notary work.
* Familiarity with judicial and/or administrative laws, procedures and protocols.
* Experience in electronic filing of judicial documents (SUMAC, CM/ECF) and administrative documents (DACO, CRIM, Suri, etc.) is preferred.
* Experience with attorney billing softwares (Clio) is highly preferred.
* Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information responsibly.

*Primary Responsibilities*

* Provide administrative support to attorneys and legal staff.
* Manage communication with clients, witnesses, fellow attorneys, etc.
* Manage, organize and file legal documents, files, and correspondence.
* Prepare and send invoices to clients.
* Draft, submit and/or send basic legal documents, letters, etc.
* Manage office visits and coordinate services.
* Answer telephone calls, take messages, redirect calls, etc.
* Assist clients and provide exceptional customer service.
* Manage professional calendar, including deadlines and timeframes.
* Coordinate appointments and meetings for the attorneys.
* Maintain office supplies and equipment, ensuring a well-functioning workspace.
* Perform clerical duties such as filing, scanning, and data entry.

Join our team as a Legal Secretary, where your contributions will support our mission of sharing our knowledge and experience to assist in the prompt, appropriate and cost-efficient resolution of our clients' legal or notarial matters.

*Interested parties please send résumé to ******.*

Tipo de puesto: Tiempo completo, Por contrato

People with a criminal record are encouraged to apply

Puede trasladarse/mudarse:
* San Juan, PR *****: Trasladarse al trabajo sin problemas o planear mudarse antes de comenzar a trabajar (Deseable)

Pregunta(s) de postulación:
* Will you be able to reliably commute to San Juan, PR ***** for this job?

Experiencia:
* legal secretary: 1 año (Deseable)

Idioma:
* Spanish and English (Deseable)

Lugar de trabajo: Empleo presencial