Secretaria Administrativa Iv

Requisitos mínimos:
El empleado realizará las tareas esenciales que se indican a continuación.
1. Tomar y transcribir dictados taquigráficos en español e inglés. Realizar trabajo secretarial a maquinilla y computadora de las diferentes áreas programáticas y proyectos del SEA, esto incluye informes, cartas, presentaciones, entre otros documentos.
2. Digitalizar, organizar, mantener los archivos y récords de su área de trabajo de forma digital en la nube (OneDrive, Google Drive, entre otros) Trabajar con las aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive y Teams).
3. Recibir, clasificar, archivar y distribuir la correspondencia de la oficina conforme a las instrucciones impartidas Mantenerse al día con la utilización del Internet, plataformas y programas electrónicos, para recibir y enviar correspondencia de manera electrónica.
4. Participar en la organización y revisión de documentos para ser certificados por el Administrador o Coordinador Regional utilizando las aplicaciones de Microsoft Office y Adobe Sign. Dar seguimiento a los asuntos referidos a la oficina regional, así como los enviados a otras unidades o empleados.
5. Originar, contestar y canalizar llamadas telefónicas, ofrecer información sobre las diferentes áreas programáticas o proyectos del SEA y referir al área correspondiente. Llevar el calendario de citas y entrevistas de su supervisor.
6. Recibir y orientar a los visitantes sobre las diferentes áreas programáticas y proyectos del SEA y referir a la persona correspondiente.
7. Trabajar las requisiciones para la compra de materiales y equipos a utilizarse en la oficina.
8. Organizar y mantener actualizados los archivos de la oficina regional.
9. Realizar otras tareas afines con el puesto.

Puesto a cubrirse mediante Nombramiento Especial. Este nombramiento no constituye un compromiso de empleo regular, permanente o compromiso de renovación o continuidad del trabajo. El Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico define en la Sección ****** Nombramiento Especial como: Será el nombramiento que se otorga para cubrir un cargo o puesto que se paga con fondos de procedencia extrauniversitaria, cuya recurrencia no está garantizada. Las autoridades universitarias podrán considerar la experiencia adquirida por los empleados con este tipo de nombramiento, si pasan a ocupar plazas regulares.
El Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico en la Sección 84.2 dispone además: El traslado dentro de una misma unidad institucional requerirá la aprobación de la autoridad nominadora, en consulta con el director de la dependencia de origen del empleado y el director de la dependencia a donde se traslada. En la aplicación de esta norma se tratará, en lo posible, de armonizar el interés de la institución con el bienestar y seguridad del empleado.
La Sección 84.4 dispone: No se efectuará traslado alguno que requiera un cambio de residencia, sin mediar el previo consentimiento escrito del personal afectado, y la consulta de las autoridades nominadoras correspondientes, con el decano y director de la dependencia donde trabaje el empleado a ser trasladado. Se exceptúa de esta disposición al Servicio de Extensión Agrícola y aquellas unidades en cuyas condiciones de empleo se estipula que el personal está sujeto a traslado.
Grado Asociado en Ciencias Secretariales o en Administración de Sistemas de Oficina en cualquiera de sus variantes, de universidad acreditada. Un (1) año de experiencia en funciones de naturaleza, complejidad y responsabilidad similares o comparables a las que se realizan en un puesto de Secretaria Administrativa III en la Universidad de Puerto Rico.
- o en su lugar -
Cuarto año de escuela superior, que incluya o esté suplementado por cursos en mecanografía y taquigrafía (o escritura rápida), de una institución acreditada. Tres (3) años de experiencia progresiva en trabajos secretariales; uno (1) de éstos en funciones de naturaleza, complejidad y responsabilidad similares o comparables a las que se realizan en un puesto de Secretaria Administrativa III en la Universidad de Puerto Rico.
- o en su lugar -
Estar ocupando o haber ocupado un puesto de Secretaria Administrativa III en la Universidad de Puerto Rico, con un (1) año de experiencia en la clase.

Notas importantes:

La Oficina de Recursos Humanos del Servicio de Extensión Agrícola establece las siguientes instrucciones para que las personas interesadas puedan ser consideradas.
1. Los interesados que cumplan con los requisitos establecidos en esta convocatoria deben completar el formulario Solicitud de Empleo. El mismo está disponible en el siguiente enlace:
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2. Deberá indicar el título del puesto que solicita en el espacio provisto para ello y el número de convocatoria en el encasillado correspondiente. Además, deberá completar la sección correspondiente a las experiencias de trabajo en todas sus partes e incluir las fechas exactas (día, mes y año) de inicio y terminación del empleo. El resumé no será considerado oficial; por lo que no sustituye cada encasillado de la Solicitud. No se aceptarán solicitudes incompletas.
3. Todo solicitante deberá incluir copia de diploma, transcripción de créditos, certificación de graduación, seminarios, adiestramientos y talleres para ser considerados en la evaluación. Además, una certificación de empleo oficial de aquellas unidades institucionales, agencias o empresas donde preste o haya prestado servicios que incluya:

a. Título de los puestos ocupados.
b. Fechas exactas (día, mes y año) en que los ocupó.
c. Tipo de nombramiento y tipo de jornada (completa o parcial, número de horas semanales).
d. Descripción detallada de los deberes realizados en cada puesto o copia del cuestionario de clasificación oficial.
4. La Solicitud de Empleo y demás documentos requeridos se estarán recibiendo en o antes de la fecha límite establecida a través de correo electrónico en la siguiente dirección: ******.
5. Toda persona que reclame derecho a Preferencia de Veterano o beneficios de igualdad de oportunidades de empleo para personas con impedimentos según lo establecen las correspondientes Leyes, deberá solicitarlo y someter la Forma DD-214 o la evidencia correspondiente. El solicitante no está obligado a informar que es veterano o persona con impedimento. No obstante, tiene derecho a hacerlo a los efectos de que se le considere para los beneficios de la legislación aplicable.
En cumplimiento con la Ley Pública Número *******, Ley de Seguridad en el Campus, la Universidad de Puerto Rico prepara un Informe Anual de Seguridad y Estadísticas de Actos Delictivos. Para más información o copia del informe puede comunicarse con el Decanato de Estudiantes, Oficina de Calidad de Vida, Recinto Universitario de Mayagüez al teléfono **************************** o a través del siguiente correo electrónico: ******
El Servicio de Extensión Agrícola, del Colegio de Ciencias Agrícolas del Recinto Universitario de Mayagüez, es un patrono con igualdad de oportunidades en el empleo y no discrimina por razones de raza, color, sexo, nacimiento, edad, origen o condición social, ascendencia, estado civil, ideas o creencias religiosas o políticas, género, preferencia sexual, nacionalidad, origen étnico, condición de veterano de las Fuerzas Armadas o incapacidad física.
PATRONO CON IGUALDAD DE OPORTUNIDADES EN EL EMPLEO – M/M/V/I